应付帐款小组负责支付学校欠供应商和其他债权人的款项。
应付帐款组有三个基本职能：
- 供应商付款
- 学生支付
- 员工业务费用报销
检查运行计划
- 支票邮寄，并于每周五办理直接存款。
- 批准的付款请求必须在周三中午之前由业务办公室收到，并在周五的支票运行中支付。缺乏适当文件的支付可能会延迟。
文档需求
为了避免处理您的付款请求的延误，请遵循以下指导方针。有关更多信息，请查看我们的财务威博体育和指导方针。
- 报销申请必须在出差或发生旅行或娱乐费用后30天内提交，但不迟于发生费用后60天。
- 收据必须逐项列出，显示购买日期，并包括付款证明。
- 供应商发票必须清楚写明供应商名称、汇款地址和应付金额。
- 声明、装箱单、报价、订单确认和估计都不是可接受的付款支持形式。
注：在聘请某人作为独立承包商执行工作之前，您必须获得人力资源和风险管理办公室的批准。了解更多关于我们的独立承包商威博体育。
| 费用类型 | 付款请求中要包括哪些内容？ |
| 供应 | 显示购买日期和付款证明的发票或明细收据 |
| 旅行 | 显示购买日期和付款证明的明细收据 |
| 商务旅行用的私人车辆 |
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| 餐饮（不提供） |
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| 娱乐 |
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| 支付威博体育国内个人和实体（非法人）的费用和服务 |
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| 支付威博体育国内公司的费用和服务 |
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| 支付威博体育国际个人和实体的费用和服务-已完成的工作外美国 |
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| 支付威博体育国际个人的费用和服务-已完成的工作内部美国 |
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礼品卡指南
美国国税局认为所有礼品卡都是应纳税收入。所有礼品卡必须作为收入向美国国税局申报；没有允许不申报的最低金额。在某些情况下，提供礼品卡是可以接受的，例如用于抽奖或交换学生参与活动，否则他们不会作为学生雇员（例如调查参与者，焦点小组参与者或小组成员）获得报酬。
在这些情况下，如果你用大学资金为学生、员工或教职员工购买礼品卡，你必须向商务办公室报告，以便向国税局报告。在Etrieve中，请填写并上传一份我们的礼品卡表格，连同您的收据和报销申请。如果礼品卡是用p卡购买的，请将礼品卡表格的副本发送到accountspayable@reed.edu。礼品卡将每年在W-2表上报告威博体育教职员工和1099表上报告威博体育学生。请直接向商务办公室提问。
付款申请表格在Etrieve
支付申请表必须通过Etrieve提交威博体育商务办公室，Etrieve是威博体育APP用于管理文件的网络软件。电子邮件和书面申请将不被接受。
供应商可以继续通过商务办公室文件机器人安全地上传包含W-9等机密信息的文件和直接存款表格。
为避免延迟处理您的付款请求，请遵循以下准则：
- 提供正确的组织编号及户口号码
- 确保所有的请求都得到部门的批准
- 包括上述文件要求中列出的所有必要文件
Etrieve中央
Etrieve Central是一个基于浏览器、移动优先的电子表格和文档管理系统。文档通过工作流发送威博体育用户以供审查和批准。
下载我们的Etrieve用户指南，了解提交和批准支付威博体育。
提示
- 在Etrieve中，使用付款请求表单底部的回形针图标来附加批准和付款所需的必要文件。
- 对于多个项目，例如多个收据、发票或地图，使用预览或Adobe合并pdf文件，将所有文档提交到一个文件中。不要合并载有数码签署表格或文件的文件（即个人服务协议、工作表格、直接存款表格）。将这些类型的表单组合在一起会产生一个问题，签名会消失，您将需要重新请求文档。
- 注意预算（ORGN）、费用类型类别（ACCT）、部门是否使用活动代码以及谁可以批准您的业务相关费用。
- 所有支出必须提供说明。输入的描述将出现在IRIS预算威博体育程序中，供财务经理进行核对。
- 描述必须简短（少于15个字符），并清楚地说明为什么支出是必要的和合理的，以支持威博体育APP的使命。例如：零食不是商业目的。SNACKS-ECON 301会议是一个商业目的。
如果您想为您的团队或部门安排一个Etrieve培训课程，请联系业务办公室。