财务威博体育及指引

所有大学的财务交易都通过组织代码或orgn（即部门代码）在Banner中进行跟踪。每个ORGN都必须在Banner指定一名财务经理（或FM）。FM有权威博体育组织网络中的所有金融活动，并拥有签字权。一般来说，财政部长负责监督预算和管理各自的资金。更具体地说，FM负责：

• 所有财务活动记录在其ORGN；
• 防止经营性机构的预算超支或限制性机构的年终赤字；和
• 管理FDA（即，谁有权查看其ORGN的财务活动，谁有权签署其ORGN）。

任命财务经理的过程始于校长将机构经理委派威博体育副总裁/院长。副总裁/院长可以进一步将ORGN委托威博体育他们的一名团队成员。然后FM分配谁拥有FDA， FDA有两种威博体育类型：

• 仅限查看：能够在IRIS中查看预算活动，但无法批准支出。
• 查看和签名：能够在IRIS中查看预算活动，并通过Etrieve批准支出。

Etrieve支出表使用FDA层次结构来确定谁可以批准支出。

FDA的变更只能由现有的FM，代表威博体育APP主席的威博体育APP行政协调员（FAC）批准，或者在没有FM的情况下，由该职位的主管或相关的副总裁/院长批准。如调职或离校，调职主管将被列为指定调职人员，直至另行通知业务办公室为止。

该威博体育APP使用Etrieve预算威博体育表来跟踪FDA的变化。FM将收到一份季度报告，其中列出了他们被列为FM的组织和有权威博体育的组织。

FDA有关新员工和员工变动的程序如下：

• 新员工和角色变化：招聘经理会使用新/更新电脑申请表格授予“综合注册资讯系统”威博体育权限，以查看预算，以及威博体育获取预算威博体育表．
  • Etrieve表单将指导FM或招聘经理完成添加、更改或删除威博体育权限的过程。
• 所有Etrieve用户都可以威博体育Etrieve预算表单。
  • 如果威博体育请求是由FM以外的人提出的，则该请求将通过Etrieve工作流提交威博体育FM进行批准。
  • FM必须在Etrieve中批准请求，然后才能进行更改。或者，可以将副总裁/院长或FM的电子邮件授权附加到Etrieve请求中。
• 如果FM批准请求并选择签名权限，则新员工将需要预算/签名员培训。这次培训将由商务办公室提供。
• 转换角色的员工将被视为新员工；如果工作人员以前从未有过预算威博体育权限，或者他们的威博体育权限从仅查看更改为查看和签名，则将提供培训。
• 教师主席是他们部门的FM (ORGN)，以及他们部门下的任何限制性资金。主席变动发生在新财政年度开始之后。
  • 这取决于主席与他们的威博体育APP行政协调员（FAC）和威博体育APP院长办公室协调，以确定他们部门的FDA。
  • 7月，主席将收到一份FDA报告，列出他们所在部门目前的FDA。主席有责任使用Etrieve中的预算威博体育表将任何更改通知业务办公室。
  • fac自动获得查看和签署其所在地区所有组织的权限，并能够为各自的部门维护FDA。

有关此过程的更多信息，请参阅详细说明（PDF）。

• 完成Etrieve预算威博体育表单以添加或删除威博体育。
• 填写“费用支出表”，以支付发票，报销代表威博体育APP支付的费用，或支付供应商提供的服务。
• 业务办公室通过Banner维护和跟踪这些信息。
  • 每次由FM以外的人提出变更请求时，都将变更请求提交威博体育FM或部门主席。
• FDA的半年度报告将通过电子邮件发送威博体育副总裁和教授。
• 可以威博体育ORGN的查看预算和事务活动的人员可以使用虹膜查看以下内容：
  • p卡交易及所有应付费用
  • 学生工资账户（员工工资账户在IRIS中不可见）
  • 内部费用，如书店、餐饮、印刷和邮件服务

  • 门票销售收入、学费收入等。

修订日期：2023年11月

美国国税局要求奖金、礼品和大多数高于名义金额的奖励作为应税收入报告。因此，威博体育APP必须在允许此类礼品和奖励的有限情况下提供适当的会计处理。这一威博体育允许偶尔向员工赠送一些礼物，以表示对他们的认可、服务年限、服务多年后离职的个人，以及对他们表示同情。在此威博体育下的购买不应该在威博体育APP的p卡上进行，而是通过Etrieve提交。

表彰和礼物

表示祝贺所产生的费用只允许作为代表威博体育APP的偶尔的、适度的支持和认可的表达。此外，威博体育APP偶尔也会提供礼物，作为奖励或抽奖奖品，以鼓励参与。除非财务副总裁和司库事先批准，否则这些礼物的价值不得超过75美元。

大学资金不得用于为任何个人购买个人礼物，以表彰诸如生日，婚礼，乔迁，出生或假期等事件。

对于长期员工（至少服务十年）的退休或其他离职，可以提供与服务年限相称的非现金礼品，但未经财务副总裁和司库事先批准，不得超过200美元。（请注意，礼品卡被视为与现金相同。）同样，一个部门可能会举行招待会或午餐会，以表彰员工的离职或退休。对于在公司工作不满10年的员工，从大学基金中获得的礼物需要得到财务副总裁和财务主管的事先批准。

对员工表示同情或支持所产生的费用仅允许作为偶尔和适度的表达，不超过100美元。这种支助的例子包括雇员、学生或直系亲属的死亡、重病或住院。

机构的礼物

在有限的情况下，威博体育APP可能想要向另一个组织捐款、捐款或赞助。在所有这些情况下，捐款必须事先得到财务副总裁和司库的批准。这包括希望将其款项直接支付威博体育慈善组织的酬金收款人。

税收的影响

任何价值超过75美元的礼品、奖励或有形个人财产的奖品将包括在收件人的总收入中，并适用预扣税。任何作为礼品、奖励或奖品赠送的礼品卡，无论金额多少，都将包括在收礼人的总收入中，并适用预扣税。请参阅应付帐款，了解如何报告礼品卡的程序。

启动基金旨在帮助终身教职员工和威博体育教职员工在威博体育APP建立和发展他们的职业生涯。这些资金支持教师的研究费用，包括实验室设备和用品等项目。通常，具体的支出细节和预算明细都包含在教师与威博体育APP的创业协议中。

威博体育APP有各种机制，以供教师使用资金。请参阅商务办公室网站的采购程序，包括使用大学采购卡。

除外责任

以下是不可报销费用的一般清单；这份名单并非包罗万象：

• 个人用品（如洗漱用品、理发/造型、衣物等）
• 个人娱乐（如书籍、杂志、报纸、酒店房间电影、体育赛事等）
• 儿童或受抚养人照顾
• 雇员配偶或随行人员旅行时的额外费用
• 航空公司舱位、酒店或其他旅行升级（例如头等舱、商务舱、酒店套房或类似升级）
• 宠物饲养费用
• 运动器材
• 威博体育APP尚未提供或准备用于校外（如家庭办公室）的办公家具或设备；任何购买的设备或家具都是威博体育APP的财产
• 智能手机
• 罚款或罚款（如图书馆、交通等）
• 医疗费用（如自费、处方药或非处方药等）
• 用于补充教员工资的支出

上面的列表并不详尽。任何有问题的支出应在发生之前与威博体育APP院长进行审查。违反这一威博体育可能会导致教师对支出、启动资金损失或不利的应税影响承担经济责任。

实验室铺面装修

一些启动包可能包括实验室改造。如果这适用于特定的启动协议，则必须遵循以下程序：

• 在对未来的教职员工做出承诺之前，必须咨询设施服务部门的任何改造。
• 改造的范围和成本的估计必须包含在启动信中。
• 将建立一个单独的基金来跟踪改造的成本，除非财务副总裁和财务主管另有批准，否则最终将由年度启动运营预算提供资金。

时间轴

启动资金可以在启动协议中规定的时间内使用。如果资金在该期限结束时仍有剩余，教师可以要求威博体育APP院长批准将剩余资金再使用一年。教师必须在规定的时间内证实其使用资金的计划。如果没有申请或批准延期，威博体育APP将把未使用的资金返还威博体育启动池。

每年教务长办公室都会要求一份本年度开支的预算。未能响应此请求可能导致暂停您的启动资金。